בהליכים של מיזוג או רכישה של חברה, ישנם נושאים חשובים יותר מביצוע בדיקת נאותות. עם זאת, זה לא המקרה היחיד בו יש צורך בביצוע הבדיקה. ביקורת מס, הצטרפות לקוחות חדשים או כניסה למיזם משותף עם חברה אחרת, כל אלו הם מצבים בהם בדיקת נאותות משלכם יכולה לייעל את הפעילות ולשפר את הליך קבלת ההחלטות.

עבור מייסדי סטארט-אפים, אולי לא מדובר במטלה מהנה במיוחד, אבל ככל שהחברה גדלה, מדובר באחד מהתהליכים החשובים ביותר. בדיקת נאותות ממלאת תפקיד מפתח ביכולת היזמים להשיג מימון הון סיכון וכן הבדיקה חשובה במיוחד כאשר היזמים צריכים לזכות באמון המשקיעים הפוטנציאליים.

למרות שתיעוד בדיקת נאותות לא תמיד נראה דחוף כמו קמפיינים של שיווק המוצר או יעדי צמיחה אחרים, ישנה חשיבות לתת לבדיקה את תשומת הלב הראויה שתקל על העסק שלך בעתיד, ומשימות אלה צריכות להיות בראש סדר העדיפויות שלך.

1. צפה את הבקשות שתצטרכו לספק בבדיקת נאותות

חשוב להבין עם אילו בקשות לבדיקת נאותות העסק שלך עשוי להתמודד בעתיד. האפיון הזה יעזור לך להכין את המסמכים הדרושים מבעוד מועד, כך שתוכל למסור אותם במהירות לרוכשים, למשקיעים ואחרים.

שותפים במימון החברה או רוכשים פוטנציאליים מבקשים פרופילים פיננסיים, מסמכים המתארים התנהלות תפעולית ותחזיות צמיחה. ככל שתוכל לספק תיעוד מפורט יותר, כך יהיה קל יותר לרכוש את האמון שלהם ולהשיג עסקה נוחה. בנוסף, ניתוח מוקדם של מסמכי בדיקת נאותות יכול גם לחשוף בעיות פוטנציאליות בתוך העסק עצמו.

2. העבר את המסמכים לדיגיטל באמצעות חדר נתונים וירטואלי

כיום אנו חיים בתקופה בה המידע זמין לנו בקצות האצבעות. ארגונים המבקשים בדיקת נאותות בדרך כלל אינם רוצים להמתין עד שהמסמכים יגיעו בדואר, וכן שליחת עותקים פיזיים של מסמכים חיוניים מעלה את הסיכון לאבידה או גניבה של בזמן מעבר החומרים.

כדי להימנע מבעיות אלה, עסקים רבים עוברים לחדרי נתונים וירטואליים, מה שמאפשר למסמכים החשובים שלהם לעבור "דיגיטליזציה". במקום לחפש בארונות תיוק מסמכים חיוניים, כלים מבוססי ענן מספקים אחסון מאובטח לכל דבר, החל ממסמכי התאגדות ופטנטים וכלה בחוזי מכר ופרוטוקולים מישיבות בעלי המניות.

3. התאם הרשאות גישה למשתמשים בודדים

אתה לא רוצה שלמשתמשים בחדר הנתונים הווירטואלי שלך תהיה יותר מדי גישה – או מעט מדי. הנתונים העסקיים צריכים להיות ניתנים לשיתוף בקלות עם גורמים חיצוניים. זה כולל שותפים עסקיים, לקוחות פוטנציאליים וחברות שכבר נהנות ממוצרי/ שירות החברה- כל אלה רוצים לבדוק שהחברה המדוברת היא לגיטימית ואמינה.

הפיכת תיעוד בדיקת הנאותות לנגישה דרך חדר הנתונים הווירטואלי שלך יכולה לסייע בביקורות מס ובשלב גיוס המימון בחברה, אך עליך לשים לב לאבטחה הדיגיטלית של חדר הנתונים. יש לתת את הרשאות הגישה המינימליות בלבד הדרושות לביצוע עבודתם של המשתמשים בכדי למנוע זליגת נתונים רגישים.

הקפד לבדוק את ההרשאות שניתנו לגורמים חיצוניים באופן קבוע. בדרך כלל, הם זקוקים לנתונים אלה רק לצורך זמני, ויש לבטל את ההרשאות לאחר מכן.

4. ארגן את המסמכים ותכין הסברים

שמירת מסמכי בדיקת הנאותות בחדר נתונים וירטואלי היא דבר אחד. אך לעתים קרובות למדי, הארגונים המבקשים את התיעוד ירצו יותר מאשר רק את המספרים הגולמיים. הם ירצו הסבר על משמעות המידע הזה במסגרת ההיקף הגדול יותר של הפעילות העסקית שלך.

כהכנה מקדימה לבקשות עתידיות, עליך להשתמש בחדר הנתונים הווירטואלי כדי לארגן מסמכים לפי קטגוריות או לפי הלקוח. זה יקל על המשתמשים למצוא ולשתף את הנתונים הרלוונטיים בעת הצורך.

שקיפות תתברר כחיונית גם בתיעוד בדיקות נאותות. לדוגמא, הכנת הסבר לרכישה חד פעמית תעזור לרוכשים פוטנציאליים להבין טוב יותר את הערכת השווי והרווחיות שלך. שקיפות במתן מסמכים והסברים אלה יבססו אמון ויעזרו לכם למנוע אי הבנות בהמשך.

 

ההיקף העצום של התיעוד הקשור אפילו לפעילות של סטארט-אפ קטן עשויה להיראות מרתיעה בהתחלה, אך לא כדאי לתת לקבצים החשובים הללו להפוך למחסום בשום שלב בצמיחת החברה שלך. על ידי נקיטת פעולות שנועדו לפשט ולייעל את בדיקות הנאותות, תוכל לפעול בצורה יעילה יותר ולהיות מוכן לכל מה שהעתיד יביא.

סגירת תפריט